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Gastronomie · Reservierung

Reservierungssystem fürs Restaurant — Tische vergeben, ohne pro Gast zu zahlen

Die meisten Reservierungsanfragen kommen zwischen 17 und 21 Uhr — genau dann, wenn im Haus niemand ans Telefon gehen kann. Wir bauen Reservierung direkt in Ihre Website ein: rund um die Uhr erreichbar, ohne Provision pro Gast und mit Gästedaten, die bei Ihnen bleiben.

Reservierung besprechen Website für Restaurants

Das eigentliche Problem ist die Uhrzeit

Reservierungen entstehen nicht tagsüber. Sie entstehen abends auf dem Sofa, am Wochenende beim Planen und spontan zwei Stunden vor dem Essen. In genau diesen Zeitfenstern ist ein Restaurant entweder im vollen Betrieb oder geschlossen. Ein Anruf, der nicht angenommen wird, ist kein verschobener Gast — es ist ein Gast, der beim nächsten Haus anruft.

Genau diese Lücke füllen Portale. Sie sind rund um die Uhr erreichbar, und dafür verlangen sie entweder eine monatliche Gebühr, eine Provision pro vermitteltem Gast oder beides. Für Häuser mit sehr hohem Anteil an Erstbesuchern kann das aufgehen. Für alle anderen zahlen Sie dafür, dass ein Gast, der Sie ohnehin gesucht hat, über eine fremde Seite zu Ihnen findet — und dessen Kontaktdaten anschließend nicht Ihnen gehören.

Die Alternative ist keine teure Software, sondern eine Reservierungsstrecke auf Ihrer eigenen Seite. Für die meisten Häuser reicht dafür deutlich weniger Technik, als Anbieter suggerieren. Welche Stufe zu Ihnen passt, hängt davon ab, wie viele Anfragen Sie bekommen und wie eng Ihre Tischplanung ist.

Drei Stufen

Vom Anfrageformular bis zur echten Tischvergabe

Wir bauen die Stufe, die zu Ihrem Haus passt — und nicht die, die am meisten kostet.

Stufe 1: Anfrage statt Anruf

Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Anmerkung, Kontakt — fünf Felder, die direkt bei Ihnen landen. Sie bestätigen, wenn es passt. Für die meisten Häuser reicht genau das aus.

  • Formular
  • WhatsApp
  • E-Mail

Stufe 2: Zeitfenster und Kapazität

Sie hinterlegen Öffnungszeiten, Ruhetage und wie viele Gäste je Zeitfenster gehen. Das System zeigt nur an, was frei ist — und Doppelbelegungen entfallen.

  • Kapazität
  • Zeitfenster
  • Ruhetage

Stufe 3: Tische und Bestätigung

Echte Tischvergabe mit automatischer Bestätigung und Erinnerung per E-Mail — sinnvoll, wenn Sie regelmäßig mehr Anfragen als Plätze haben und Ausfälle spürbar wehtun.

  • Tischplan
  • Bestätigung
  • Erinnerung
Referenzen

Gastronomie und lokale Betriebe, die online sind

Kein Musterportfolio: drei Projekte aus unserer Arbeit, jedes mit der Adresse daneben, damit Sie selbst nachsehen können.

Alle Screenshots stammen aus Projekten, die wir selbst umgesetzt haben. Weitere Arbeiten finden Sie auf der Startseite.

Was ein gutes Reservierungsformular ausmacht

Der häufigste Fehler ist Gründlichkeit. Ein Formular mit zwölf Feldern, Registrierung und Newsletter-Häkchen wird abgebrochen — die meisten Abbrüche passieren auf dem Handy und in den ersten zehn Sekunden. Notwendig sind Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Name und eine Rückrufmöglichkeit. Alles Weitere klären Sie in der Bestätigung.

Der zweite Fehler ist Unverbindlichkeit. Wenn nach dem Absenden nur „Vielen Dank“ erscheint, weiß der Gast nicht, ob der Tisch steht — und ruft sicherheitshalber doch an oder geht woanders hin. Deshalb gehört auf die Bestätigungsseite ein Satz, der sagt, was jetzt passiert und bis wann: „Sie erhalten die Bestätigung innerhalb einer Stunde, bei Anfragen nach 21 Uhr am nächsten Vormittag.“

Der dritte Punkt ist die Gruppengröße. Eine Anfrage für vier Personen ist Routine, eine für achtzehn ist ein Geschäft mit Vorbereitung. Wir bauen deshalb eine Weiche ein: Ab einer bestimmten Personenzahl führt das Formular auf eine eigene Strecke für Feiern und Gesellschaften, mit Räumen, Menüvorschlägen und Preisen pro Person. Diese Seite ist in vielen Häusern die anfragestärkste überhaupt.

Datenschutz, Absagen und der Umgang mit Ausfällen

Reservierungsdaten sind personenbezogene Daten. Praktisch heißt das: verschlüsselte Übertragung, Speicherung nur so lange wie nötig, ein Hinweis in der Datenschutzerklärung, welche Angaben wozu erhoben werden, und keine Weitergabe an Dritte ohne Grundlage. Wenn die Daten ohnehin bei Ihnen bleiben und nicht bei einem Portal, ist dieser Punkt deutlich einfacher zu erfüllen.

Zum Thema Ausfälle: Gäste, die nicht erscheinen, kosten in kleinen Häusern echtes Geld. Wirksam sind zwei einfache Maßnahmen — eine Erinnerungsnachricht am Vortag oder am Vormittag, und ein Absagelink in der Bestätigung, der das Absagen so einfach macht wie das Buchen. Wer bequem absagen kann, sagt ab, statt einfach nicht zu kommen. Eine Kaution oder Kreditkartenhinterlegung raten wir kleineren Häusern ab; sie schreckt mehr Gäste ab, als sie Ausfälle verhindert.

Und schließlich das Google-Unternehmensprofil: Dort gibt es ein eigenes Feld für den Reservierungslink. Tragen Sie dort Ihre eigene Strecke ein, sonst steht dort im Zweifel die eines Portals. Die weiteren Felder — Speisekarte, Bestellung — behandeln wir unter Website für Restaurants und digitale Speisekarte.

Preise

Was kostet ein eigenes Reservierungssystem?

Der entscheidende Unterschied zu Portalen ist nicht der Betrag, sondern die Struktur: Sie zahlen einmalig für den Aufbau und danach nur Hosting — statt monatlich und pro vermitteltem Gast. Ab einer gewissen Zahl an Reservierungen ist das der günstigere Weg, und die Gästedaten bleiben ohnehin bei Ihnen.

Die folgenden Werte sind Richtwerte aus abgeschlossenen Projekten und ersetzen kein Angebot. Was Ihr Haus braucht, hängt von der Zahl der Plätze, der Zahl der Anfragen und davon ab, ob eine bestehende Website erweitert wird oder neu entsteht.

LeistungOrientierung
Anfragestrecke (Stufe 1) in bestehende Websiteab niedrigem dreistelligen Bereich, einmalig
Reservierung mit Zeitfenstern (Stufe 2)mittlerer bis oberer dreistelliger Bereich, einmalig
Tischvergabe mit Bestätigung und Erinnerung (Stufe 3)vierstelliger Bereich, einmalig
Seite für Feiern und Gesellschaftenniedriger dreistelliger Bereich, einmalig
Laufend: Hosting, Domain, Updateskleiner zweistelliger Betrag pro Monat
Provision pro Gastentfällt

Richtwerte aus abgeschlossenen Projekten, keine Preisliste: Was Ihr Vorhaben kostet, steht nach dem Erstgespräch als Festpreis im Angebot.

FAQ

Häufige Fragen zum Reservierungssystem

Ersetzt das ein Portal wie OpenTable oder Quandoo? +
Für Reservierungen von Gästen, die Sie ohnehin gesucht haben: ja, vollständig — und ohne Provision. Was ein Portal zusätzlich leistet, ist Reichweite bei Gästen, die Sie nicht kennen. Viele Häuser fahren deshalb zweigleisig und verschieben den Anteil mit der Zeit zugunsten des eigenen Wegs.
Was passiert bei Anfragen mitten in der Nacht? +
Die Anfrage landet bei Ihnen und wartet. Wichtig ist, dass der Gast weiß, wann er hört — dafür steht auf der Bestätigungsseite eine konkrete Zusage, etwa „Antwort bis zum nächsten Vormittag“. Diese eine Zeile verhindert die meisten Doppelanfragen bei der Konkurrenz.
Wir haben nur zwanzig Plätze. Lohnt sich das? +
Gerade dann, und meist in Stufe 1. Ein Formular mit fünf Feldern plus WhatsApp kostet wenig, fängt die Abendanfragen auf und macht keine laufenden Kosten. Eine echte Tischvergabe wäre in dieser Größe unnötiger Aufwand.
Bleiben die Gästedaten bei uns? +
Ja. Die Anfragen laufen über Ihre Website und Ihr Postfach, die Daten liegen auf Ihrem Hosting. Wir richten die Aufbewahrung so ein, dass nur gespeichert wird, was gebraucht wird — und wir ergänzen die passenden Hinweise in der Datenschutzerklärung.
Können wir Feiern getrennt behandeln? +
Ja, und das empfehlen wir. Ab einer festgelegten Personenzahl leitet das Formular auf eine eigene Seite für Gesellschaften mit Räumen, Menüvorschlägen und Preisen pro Person. Diese Seite bringt in vielen Häusern die wertvollsten Anfragen.

Reservierungen zurückholen

Sagen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Reservierungen Sie im Monat haben und wie viele über Portale laufen. Wir rechnen Ihnen vor, welche Stufe sich lohnt — auch wenn das Ergebnis ist, dass Sie nichts ändern sollten.

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